Tietosuojaseloste

Kanta-Hämeen Muistiyhdistyksen jäsenrekisterin tietosuojaseloste

 

 

  1. Rekisterinpitäjä

Kanta-Hämeen Muistiyhdistys ry

Kasarmikatu 12

13100 Hämeenlinna

044 7267400

info@muistiaina.fi

 

  1. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Marko Mustiala

040 450 1584

marko.mustiala@muistiaina.fi

 

  1. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. Sähköisen- ja suoramarkkinoinnin sekä terveystietojen yhteydessä käsittelyn perusteena on nimenomainen suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • Jäsenpalvelut
  • Jäsenviestintä
  • Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
  • Varainhankinta
  • Tilastointi ja analysointi
  • Sähköinen- ja suoramarkkinointi (suostumus)

 

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka, syntymäaika, kieli, sukupuoli
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
  • yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
  • jäsenyystiedot (jäsennumero, jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
  • luottamustoimet järjestössä
  • vapaaehtoisroolit
  • jäsenmaksutiedot
  • suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot, kuten tieto onko henkilö muistisairauteen sairastunut, muistisairaan läheinen tai ammattihenkilö.

Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle.

 

  1. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Kyseessä on Muistiliiton liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.

 

  1. Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ja jäsenrekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan.

Jäsentiedot luovutetaan keskusjärjestö Muistiliitolle seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Jäsenlehden postitus ja muu jäsenviestintä
  • Jäsenpalvelut
  • Tilastointi ja analysointi
  • Sähköinen- ja suoramarkkinointi (suostumus)

Luovutamme henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle seuraavasti:

  • Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Järjestelmän palveluntarjoaja on huolehtinut siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista ja käyttää EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

 

  1. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Mahdollisen manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukitussa tilassa.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

 

 

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

 

  1. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

 

  1. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.